In 3 stappen naar beleid ongewenste omgangsvormen
In drie stappen naar beleid ongewenste omgangsvormen
Veel organisaties zijn bezig met het formuleren van beleid omgang ongewenste omgangsvormen en integriteit. Dit moet een constant proces worden. Een proces dat wordt verankerd in bestaande proccessen. Denk aan het Medewerkers tevredenheidsonderzoek (MTO) en de Risico Inventaristie & evaluatie (RI&E). Vaak kunnen bedrijven het ook linken aan hun kernwaarden. Belangrijk is om het niet te zien als los beleid, dat ook nog moet.
Stap 1 Wat weten we al
Belangrijk in de eerste stap is een terugblik. Welke meldingen hebben we in het verleden gehad. Belangrijk is om deze meldingen los te koppelen van melders. Wij horen te vaak “ja, maar die persoon functioneerde niet.” dat is geen reden om de melding niet serieus te nemen. Als je alle meldingen geïnventariseerd hebt kijk je naar wat je er mee gedaan hebt. Dan heb je een goed beeld wat de meldingen en wat de afhandeling is geweest. Voldoet deze afhandeling aan de wettelijke kaders of moet hier aandacht voor komen. Dan zijn trainingen voor leidinggevende belangrijk.
Vervolgens kijk je naar de tools die je hebt. De meest belangrijke is het Medewerkers tevredenheidsonderzoek. Worden er vragen gesteld over ongewenste omgangsvormen? Zo ja, wat was de uitkomst. Ervaren medewerkers sociale veiligheid. Is het terug te voeren op afdelingen. Dat bepaald in grote bedrijven je prioriteit van maatregelen. Zijn die maatregelen opgenomen in de RI&E? Zijn de resultaten geëvalueerd? Is het opgelost?
Stap 2 Wat moeten we nu meteen doen?
Belangrijke elementen van beleid rond ongewenste omgangsvormen en integriteit zijn beleid. Hoe gaat de organisatie om met ongewenste omgangsvormen en integriteitsvraagstukken. Aangevuld met een meldcode en een klachtencommissie. Voor kleine bedrijven is mijn advies koop een standaard meldcode en maak gebruik van een externe klachtencommissie. Een interne klachtencommissie vraagt training en bijscholingen. Voor kleine bedrijven weegt dat zelden op tegen het aantal meldingen. Bijkomend probleem is dat er al snel sprake is van belangen verstrengeling.Zelfde geldt voor de vertrouwenspersoon.
Arbeidsinspectie
Eisen Nederlandse Arbeidsinspectie op het gebied van ongewenste omgangsvormen
Vanuit de Arbowet zijn werkgevers verplicht om alle medewerkers te beschermen tegen psychosociale arbeidsbelasting (PSA). Elke werkgever dient hier een beleid op te voeren en maatregelen te treffen om het risico op intern ongewenst gedrag te beperken of te voorkomen. Dit beleid moet gericht te zijn op het informele én formele proces om situaties waarbij intern ongewenst gedrag speelt op te lossen of, als dat nodig is, te sanctioneren. Doen zij dat niet, dan kan dit tot maatregelen leiden door de Arbeidsinspectie.
De Arbeidsinspectie kijkt bij een inspectie met name naar de volgende zaken:
- Actuele RI&E
- Gedragsregels
- Voorlichting geven aan leidinggevenden over ongewenst gedrag
- Toetsen of en hoe leidinggevenden ingrijpen bij ongewenst gedrag
- Opgeleide vertrouwenspersoon, die bekend is en gemakkelijk te vinden
- Klachtenregeling die bekend is
- Procedures voor opvang slachtoffers
- Afspraken over aanpak van daders/veroorzakers
- Evaluatie en bijstelling van alle punten in een doorlopend proces
- Voorlichting aan medewerkers over ongewenst gedrag
Wet bescherming klokkenluiders
Alle bedrijven van 50 medewerkers of meer moeten voldoen aan de Wet bescherming klokkenluiders (Wbk). Een uitzondering zijn bedrijven die werkzaam zijn in vervoer, milieu en de financiële dienstverlening. Voor deze drie sectoren geldt dat ze beleid moeten voeren ongeacht het aantal medewerkers. Meer weten over het verschil ongewenst gedrag en integriteit.
Wat moeten werkgevers regelen volgens de Wbk:
- Meldregeling waarin duidelijk wordt beschreven wanneer medewerkers intern en extern mogen melden. Wanneer medewerkers een misstand openbaar mogen maken. Hoe de veiligheid van de melder wordt gegarandeerd.
- De meldregeling moet verspreid worden onder alle werkzame personen. Denk hierbij ook aan medewerkers die nieuw in dienst komen.
- Inrichten van een meldpunt. Medewerkers moeten misstanden veilig kunnen melden.
- Als meldingen ontvankelijk worden verklaard moet een er onafhankelijk onderzoeksbureau zijn benoemd. Dit bureau onderzoekt de melding en zorgt voor opvolging na de uitspraak.
Stap 3 Zet ambitieuze doelen
- Neem kernwaarden als uitgangspunt. Stabiele kernwaarden of basiswaarden zorgen voor evenwicht tussen houding, regels en gedrag. Investeer in betrokkenheid. Zorg voor overlap tussen persoonlijke– en organisatiewaarden in de vorm van shared values.
- Zorg voor onderling vertrouwen. Samenwerking vereist een open en eerlijke omgang met elkaar. Daarvoor is vertrouwen is noodzakelijk. Dit vormt de basis voor het uitgangspunt afspraak-is-afspraak en elkaar aanspreken als men zich niet aan de afspraken houdt.
- Vertrouw op eigen verantwoordelijkheid. Definieer duidelijke doelen, stimuleer vakmanschap, maar laat de uitvoering aan de medewerker zelf over.
- Continu verbeteren in de cultuur verankeren. Leren, verbeteren en borgen zijn uitgangspunten bij het handelen. Principe: fouten maken mag – als je er maar van leert.
Wat is ons gewaagd doel?
Wat is onze uitdaging?
Wat is ons ultieme doel?
- Wat is onze deadline?
Blijf het beleid actueel houden
Voorlichting over ongewenst gedrag en het aanbieden van het integriteitsbeleid en de meldregeling. Is het belangrijk om het thema actueel te houden. Er zijn in de kalender natuurlijke momenten als de Week van de veiligheid. Een andere manier is om gewenst gedrag te laten groeien. De scholingen richten zich dan bijvoorbeeld op feedback geven. Belangrijk is om dit soort scholingen dan ook op te nemen in de RI&E. Zodat het zichtbaar is dat ze het doel sociale veiligheid dienen.